Notitieartikelen die je op het werk professioneel laten ogen

Inleiding

Notities maken is niet alleen voor studenten. De manier waarop je op school aantekeningen maakte, gericht op het onthouden van stof, past zelden bij een professional wiens notities actiegericht zijn. Een consistente systeem opzetten rond doelen en taken maakt het makkelijker om overleggen terug te lezen en op te volgen.

Betrouwbare, kantoorwaardige benodigdheden zijn net zo belangrijk. Of je nu nieuw bent of tot de top behoort, je wilt serieus genomen worden, en de gereedschappen op je bureau spelen daarin een rol. Zodra je je bedrijfscultuur kent, kun je bepalen hoeveel persoonlijkheid je kantoorartikelen mogen hebben. De systemen en benodigdheden hieronder kun je naar eigen behoefte combineren.

Kleurcodering

Kleurcodering is een eenvoudige manier om aandacht te vragen voor belangrijke taken en deadlines. Wijs fellere kleuren toe aan deadlines en dringende vragen, en subtielere kleuren aan actiepunten of kernpunten. Dit werkt in vrijwel elk notitieboek, waardoor het een van de makkelijkst toe te passen systemen is.

Voor de pen zelf dekt de Uni Jetstream 4&1 Metal Multi Pen het hele palet met één gereedschap. Hij heeft vier inktkleuren plus een vulpotlood-component, en zijn inkt met lage viscositeit schrijft vloeiend en droogt snel. Het is al lang een favoriet, en niet zonder reden.

Hoewel elk notitieboek geschikt is voor een kleurcoderingssysteem, is de Leuchtturm1917 Hardcover Notebook een logische partner. Het bevat een index om je overleggen en notities te loggen, en de varianten met raster en met lijnen hebben een speciaal vak bovenaan elke pagina om de datum in te vullen.

Diagrammen maken

Ben je een visueel denker, dan kun je met diagrammen taken in kaart brengen, ideeën brainstormen en gedachten uittekenen in plaats van alles lineair in punten te zien. De Midori MD Frame Notebook Journal biedt volop ruimte voor zowel mindmaps als gewone notities. Het wordt geleverd met stickers voor het labelen van de rug, kleine genummerde indextabs om verschillende projecten of belangrijke overleggen te markeren, en een lintbladwijzer om je plaats te bewaren.

Combineer het notitieboek met het Pentel Orenz Nero vulpotlood. Zijn automatische gatensysteem schuift de stift telkens naar buiten wanneer je het potlood van het papier tilt, en de beschermende huls rond de stift minimaliseert breuk. Omdat de barrel en de greep één naadloos geheel vormen, rammelt het niet en storing het niemand tijdens een overleg.

Steno en sjablonen

Om tijd te besparen, maak je eigen steno aan voor vaak gebruikte woorden of zinnen en houd die bij de hand in je notitieboek of op Hightide Sticky Tabs. Deze verplaatsbare sticky notes kun je van het ene overleg naar het volgende meenemen zonder het papier eronder te beschadigen, en ze dienen tegelijk als paginamarkers voor actuele notities of oudere notities die je moet nakijken.

Een algemeen sjabloon houdt je notities overzichtelijk. De A5 Special Memo Maruman Mnemosyne Notebook gebruikt twee dikke lijnen die elke pagina in drie hoofdsecties verdelen. Vul bovenaan de datum en de titel van het overleg in, en noteer daarna de namen van de deelnemers voor het geval je later vragen hebt. Gebruik de eerste sectie voor de agenda, open punten of vragen die je behandeld wilt hebben, de tweede voor kernpunten, en de derde voor vervolgstappen en to-do’s voor jezelf of je team.

Ben je liever met een kant-en-klaar formaat, dan dekt de Laconic Style Notebook 30 overleggen af, elk met een dubbele pagina, zodat de structuur al klaarligt zodra je de kamer binnenloopt.

Om te schrijven biedt de Parker Jotter Ballpoint Pen een gestroomlijnd design en vloeiende, constante Quinkflow-inkt. Balpen is echter niet voor iedereen. Ben je liever met gel, dan gebruikt de Pentel Energel Philography dezelfde dikke, sneldrogende inkt als de standaard Energel-lijn.

Maak je notities actiegericht

Neem na een overleg je notities door en begin met het plannen van vervolgstappen. Komt er tijdens het overleg een vraag of onduidelijk punt naar voren, noteer het dan en breng het aan wanneer er ruimte is voor discussie. Kun je het niet ter plekke vragen, spreek dan zo snel mogelijk de betreffende teamgenoot aan zolang alles nog vers in het geheugen ligt. Neem aan het einde van het overleg de tijd om actiepunten te bevestigen, zodat iedereen op dezelfde lijn zit. Vragen stellen kan ongemakkelijk voelen, maar de benodigde informatie hebben voordat je begint helpt jou en iedereen met wie je werkt.

Prioriteer je actiepunten

Zet direct na een overleg je actiepunten over naar een Midori Stand Memo Pad. Notities die tot het volgende overleg in een notitieboek verborgen blijven, zijn makkelijk te vergeten, dus een visuele herinnering op je bureau houdt je scherp. Deze memoblokken zijn er in verschillende formaten, zoals to-dolijsten, weekplanningen en uurschema’s, en ze zien er bovendien goed uit.

Mini-doelen stellen

Het behalen van kleine, haalbare doelen geeft vaart om later grotere te bereiken. Houd je voortgang bij met de Gakken Write White+ Whiteboard Notebook. De kunststof vellen beschermen je schrijfsels en dienen als extra beschrijfbare ondergrond, zodat je kunt wissen en aanpassen naarmate je doelen veranderen. Het bevat twee blanco pagina’s, drie rasterpagina’s en één to-dopagina met ruimte voor 36 taken.

Conclusie

Een goede notitieopzet voor het werk komt op twee dingen neer: een systeem gericht op acties en doelen, en benodigdheden waarop je in een professionele omgeving kunt vertrouwen. Kies de combinatie die past bij jouw denkstijl — of dat nu kleurgecodeerde notities met een multipen zijn, potlooddiagrammen of notitiepagina’s met sjabloon — en laat de gereedschappen stilletjes hun werk doen.