仕事でプロフェッショナルに見えるノート術・文房具

はじめに

ノートを取るのは学生だけのことではありません。学校で暗記を目的としていたノートの取り方は、行動を起点とするメモを取る社会人にはほとんど合いません。目標とタスクを軸にした一貫したシステムを確立すれば、会議の振り返りもフォローアップもぐっと楽になります。

信頼できてオフィスにふさわしい文房具も、同じくらい重要です。新入社員であっても経営幹部であっても、真剣に受け止めてもらいたいもの。そのためには、デスクの上にある道具も一役買います。オフィスの文化がわかれば、文房具にどの程度個性を取り入れるかを決められます。以下のシステムと文房具は、ニーズに合わせて自由に組み合わせられます。

カラーで色分けする

色分けは、重要なタスクや締め切りに注目を集めるシンプルな方法です。明るい色は期日や緊急の質問に、落ち着いた色は行動項目や重要な要点に割り当てましょう。これはほぼすべてのノートで使えるので、最も取り入れやすいシステムのひとつです。

ペン選びでは、ユニ・ジェットストリーム 4&1 メタル多機能ペンが1本で全カラーをカバーします。4色のインクにシャープペンシルを備え、低粘度インクでなめらかに書けて乾きも早い。長年愛されてきたのも納得です。

色分けシステムはどんなノートでも実践できますが、ロイヒトトゥム1917 ハードカバーノートは自然な相棒です。会議やメモを記録するためのインデックスが付いており、方眼罫と罫線タイプには各ページの上部に日付を書き込むための専用スペースがあります。

図解を活用する

視覚的に考えるタイプなら、図解を使えば、すべてをリニアなアウトラインとして見るのではなく、タスクを整理したり、アイデアをブレストしたり、思考を描き出したりできます。ミドリ MD フレームノート ジャーナルは、マインドマップにも通常のメモにも十分なスペースを提供します。背表紙のラベル用シール、プロジェクトや重要な会議に目印をつける番号付きの小さなインデックスタブ、しおりリボンが付属しています。

ノートと組み合わせたいのはぺんてる オレンズネロ シャープペンシルです。自動芯繰り出し機構により、紙からペン先を離すたびに芯が送られ、保護パイプが芯折れを最小限に抑えます。軸とグリップ部が一体化しているため、会議中に他人の気を散らすガタつき音もありません。

簡略表記とテンプレート化

時間を節約するには、よく使う単語やフレーズ用の独自の簡略表記を作り、ノートやハイタイド スティッキータブにまとめておきましょう。貼り直せるこの付箋は、下の紙を傷めずに会議から会議へ移し替えられ、現在のノートにも参照したい過去のノートにもページフラグとして使えます。

汎用テンプレートがあれば、ノートを見返しやすくなります。マルマン ニームス A5 スペシャルメモノートは、太い2本の線で各ページを3つの主要セクションに分割します。上部には日付と会議タイトルを記入し、後から質問が生じた場合に備えて参加者の名前も書いておきましょう。第1セクションは議題・未解決項目・回答してほしい質問に、第2セクションは要点に、第3セクションは次のステップや自分・チームのTo-Doに使い分けます。

既成のフォーマットが好みなら、ラコニック スタイルノートが30回分の会議をカバーし、それぞれ見開き2ページ構成になっているので、会議室に入ったときにはすでに構造が整っています。

筆記具なら、パーカー ジョッター ボールペンがすっきりしたボディと、なめらかで安定したクインクフローインクをもたらします。ただしボールペンが合う人ばかりではありません。ゲルインクが好みなら、ぺんてる エナージェル フィログラフィーは、スタンダードなエナージェルシリーズと同じく太字で速乾性の高いインクを使用しています。

メモを行動につなげる

会議の後はノートを見返して、次のステップの計画を立てましょう。会議中に質問や不明確な論点が出てきたらメモしておき、質疑の時間が来たら提起します。その場で聞けない場合は、記憶が新しいうちにできるだけ早く該当のチームメンバーに確認しましょう。会議の最後にはアクションアイテムを確認し、全員が同じ認識を持つようにします。質問するのは気引けますが、始める前に必要な情報を得ておくことは、自分にも一緒に働く仲間にも役立ちます。

アクションアイテムの優先順位をつける

会議が終わったらすぐに、アクションアイテムをミドリ スタンドメモパッドに書き写しましょう。ノートの中に埋もれたメモは忘れがちなので、デスクに視覚的なリマインダーを置いておくと集中力が保てます。メモパッドにはTo-Doリスト、週間スケジュール、時間割などさまざまな形式があり、見た目も美しい仕上がりです。

小さな目標を設定する

達成可能な小さな目標をクリアしていくことが、後の大きな目標への勢いにつながります。学研 ライトホワイト+ ホワイトボードノートで進捗を追跡しましょう。プラスチックのシートが書き込みを保護するとともに、追加の書き面にもなるので、目標の変化に合わせて消して書き直せます。白紙ページ2枚、方眼ページ3枚、36項目分の罫線入りTo-Doページ1枚が含まれます。

まとめ

仕事のノート環境を整えるポイントは2つ。行動と目標に焦点を当てたシステムと、プロフェッショナルな場面で頼れる文房具です。色分けした多機能ペンのメモ、鉛筆による図解、テンプレート化された議事録ページなど、自分の考え方に合う組み合わせを選び、道具は静かにその役割を果たしてもらいましょう。