プロジェクト計画に最適なステーショナリー:ブレストからフォローアップまで

はじめに

プロジェクトを計画するとき、ついデジタルツールに手を伸ばしたくなります。しかし、アナログのステーショナリーにもワークフローの中で活躍する場所があります。紙の上のペンは、書く、描く、走り書きするをシームレスに切り替えられます。専用アプリでは真似できないことです。ページという枠があることで最も重要な目標を絞り込め、永遠に終わらない文書を作らずに済みます。しかも、ポップアップ通知や気を散らすアプリはありません。

プロジェクト計画は、アイデアを現実に変えるすべての段階をカバーします。解決すべき問題を分解し、可能性をリサーチし、解決策をブレストするところから始まります。方針が決まったら、そこへ到達するためのステップを決めます。タイムラインがあればプロジェクト全体の範囲を一目で把握でき、最後に迫る一つの締め切りではなく、複数のミニ締め切りを設定するのが効果的です。以下、それぞれの段階を支えてくれるツールをご紹介します。

ブレストに使えるツール

付箋のカジュアルさのおかげで、アイデアをどんどん書き出せます。Kokuyo Tack Memo Sticky Notesなら、思いついたことを1枚ずつ書いて壁に貼り、合わないアイデアは剥がしていくことができます。粘着力が強く、剥がして貼り直してもきれいに平らに張り付くのが特長。ブレスト中は貼り直す機会も多くなりそうです。

付箋と組み合わせたいのがPilot Oil-Based Twin Markerです。太く濃いインクは離れた場所からでも読みやすく、かすれにくく、反対側の極細ペン先で細かい部分も書き分けられます。ボールペンも、にじまず耐水性があるのでここでは便利です。

ブレストが終わったら、付箋をカンバンボード、つまり超視覚的なTo-Doリストのように機能する計画システムの構築に再利用できます。カードがタスクを表し、列が「To Do」「進行中」「完了」などのワークフローの段階を表します。タスクを完了するたびにカードを列の間で移動させましょう。カンバンボードがあれば、プロジェクトのどの部分が前進していて、どこでタスクが滞っているかが一目でわかります。

ホワイトボードマーカー

付箋と違ってホワイトボードは、概念同士の間に線を引いてフローチャートやコンセプトマップを描くのが簡単です。注目はPilot Board Master。インクは濃くしっかり表示されるのに、拭き取りは簡単。ペン先とインクカートリッジが交換できるので、乾いたマーカーを捨てることは二度とありません。

もっと細い線が好みなら、Staedtler Lumocolor Correctable Dry Erase Penが0.6 mmのくっきりクリアな線を描きます。ただし、書いたものはやや消しにくく、完全に消すには水や消毒用アルコールが必要になる場合がある点にご注意ください。

大判ノート

大きなキャンバスなら、思う存分发散できるうえ、完璧主義に走りにくくなります。Maruman Mnemosyne Creative Style Notebookはほとんどのノートより余裕のあるサイズでありながら、必要なら携帯も可能です。ツインリング製本で平らに開いてくれるうえ、グラフ用紙と無地の両方のページスタイルが用意されています。

このサイズのノートには、思考をどんどん書き続けられるようZebra Clickart Knock Sign Pensを用意しましょう。豊富なカラーバリエーションで概念を整理できるほか、インスピレーションをひと押し高めるのにも役立ちます。

ドット方眼紙で計画するのがお好みなら、Rhodia DotPadを試してみてください。表紙がきれいに簡単に折り返せるほか、硬めのカードボード製の背のおかげで、外出先でも書き留めやすい仕様です。

プロジェクト実行のためのツール

ノート

会議で軌道を外さないためにはRhodia Meeting Bookが便利です。会議での議論、決定事項、アクションアイテムを一冊にまとめるために特別に設計されています。各ページにはノートを整理・見直すための専用セクションがあり、左側に目的を書き、右側にそれを達成するためのステップを書き込めます。

重要なテキストを強調したり、重要なアクションアイテムを囲んだりして、さらに整理するには蛍光ペンを使いましょう。インクの上に直接蛍光を引く予定なら、Zebra Sarasa Mark On Gel Penがおすすめです。完全に乾けば蛍光ペンで塗っても耐えられるよう特別に作られているので、ノートがにじむことはありません。

To-Doリスト

Midori Stand Memo Padは、タスクの視覚的なリマインダーとして機能します。机の上に立てて置けるので、仕事をしながら一目ですべての目標を確認できます。5列あり、日付、テーマ、さらにはプロジェクトの段階ごとにグループ分けが可能。使わないときはスタンドを折りたためるので、次の会議にも持ち運べます。

手帳

Jibun Techoの詳細な時間単位のレイアウトは、目標のための時間を視覚的にブロックするのに最適です。また、複雑なワークフローと依存関係を整理するガントチャート用の日付入りのテンプレートページが数ページ収録されています。ガントチャートはプロジェクトを段階に分割し、各段階に時間のブロックを割り当てることで、長期プロジェクトの動くすべてのパーツを一目で把握できるようにします。作るには、行にプロジェクトの段階をラベル付けし、各段階の予定期間の分を塗りつぶしていきます。

計画が変わっても剥がして貼り直せる細幅の和紙テープを、Pilot FriXion Gel Pensと合わせて使ってみてください。熱感応インクにより、書いたものを実質的に消せるので、タイムラインがずれたときに重宝します。

購入のアドバイス

どこから始めるべきかは、プロジェクトが現在どの段階にあるかによります。まだアイデアを模索している段階なら、付箋、ツインマーカー、関連性をマッピングするためのホワイトボードマーカーから始めましょう。プロジェクトが実行段階に入っているなら、会議用ノート、スタンドメモパッド、スケジュールテンプレート付きの手帳の方が役立ちます。いずれのツールも単体では手頃な価格なので、小さく始めて、ワークフローの需要に応じて少しずつ買い足すのが現実的です。

まとめ

ステーショナリーは、ブレストの壁に貼られた自由奔放な混沌から、手作りのガントチャートの構造化された精度まで、プロジェクト計画のあらゆる段階を支えてくれます。広いキャンバスでも、消せるインクでも、机の上に立てられるTo-Doリストでも、この12のツールの中から、あなたのワークフローに自然に溶け込む一品が見つかるはずです。