Die beste Büroausstattung für die Projektplanung: Vom Brainstorming bis zur Umsetzung

Einleitung

Wenn man ein Projekt plant, greift man zunächst gern zu einem digitalen Werkzeug. Aber analoge Schreibwaren verdienen einen Platz in Ihrem Arbeitsablauf. Ein Stift auf Papier wechselt nahtlos zwischen Schreiben, Zeichnen und Kritzeln – auf eine Weise, die spezielle Apps nicht erreichen. Die Begrenzungen einer Seite helfen Ihnen, Ihre wichtigsten Ziele festzunageln, sodass Sie nicht in einem endlosen Dokument enden. Und es gibt keine Pop-up-Benachrichtigungen oder verlockenden Apps, die Sie ablenken.

Projektplanung umfasst jede Phase auf dem Weg von der Idee zur Realität. Das beginnt damit, das zu lösende Problem aufzuschlüsseln, Möglichkeiten zu recherchieren und Lösungen zu brainstormen. Sobald Sie sich auf einen Ansatz festgelegt haben, bestimmen Sie die Schritte dorthin. Ein Zeitplan hilft Ihnen, den gesamten Umfang Ihres Projekts auf einen Blick zu sehen, und statt einer einzigen drohenden Deadline am Ende lohnt es sich, mehrere Mini-Deadlines zu setzen. Hier sind die Werkzeuge, die jede dieser Phasen unterstützen.

Werkzeuge für Brainstorming

Die Unförmlichkeit einer Haftnotiz lässt Ideen schnell aufsteigen. Mit den Kokuyo Tack Memo Sticky Notes können Sie jeden Gedanken auf ein eigenes Blatt schreiben, diese an eine Wand hängen und dann die Ideen entfernen, die nicht passen. Ihr starker Klebstoff sorgt dafür, dass sie flach anliegen, selbst nachdem sie entfernt und neu platziert wurden – was beim Brainstorming häufig vorkommt.

Kombinieren Sie die Haftnotizen mit dem Pilot Oil-Based Twin Marker. Seine kräftige Tinte ist auch aus der Ferne gut lesbar und wischt nicht, während die extra feine Spitze am anderen Ende Details präzise verarbeitet. Kugelschreiber funktionieren hier ebenfalls gut, da sie nicht verschmieren oder durchbluten.

Sobald das Brainstorming abgeschlossen ist, können Sie die Haftnotizen wiederverwenden, um ein Kanban-Board zu erstellen – ein Planungssystem, das wie eine super sichtbare To-Do-Liste funktioniert. Karten stehen für Aufgaben, Spalten für Phasen des Arbeitsablaufs, etwa To Do, In Progress oder Done. Wenn Sie eine Aufgabe abschließen, verschieben Sie die Karten zwischen den Spalten. Ein Kanban-Board zeigt Ihnen sofort, welche Teile des Projekts vorankommen und wo sich Aufgaben stauen.

Whiteboard-Marker

Anders als Haftnotizen machen es Whiteboards leicht, Linien zwischen Begriffen zu ziehen und Flussdiagramme oder Begriffsnetze zu erstellen. Der Pilot Board Master sticht heraus: Die Tinte ist dunkel und deckend, lässt sich dabei aber leicht abwischen. Seine Spitzen und Tintenpatronen sind austauschbar, sodass Sie nie wieder einen ausgetrockneten Marker wegwerfen müssen.

Wenn Sie feinere Linien bevorzugen, erzeugt der Staedtler Lumocolor Correctable Dry Erase Pen klare, gestochen scharfe 0,6-mm-Linien. Beachten Sie, dass seine Markierungen etwas hartnäckiger sind und möglicherweise Wasser oder Isopropanol benötigen, um vollständig entfernt zu werden.

Großes Notizbuch

Eine größere Fläche gibt Ihnen Raum zum Entfalten und verleitet nicht zum Perfektionismus. Das Maruman Mnemosyne Creative Style Notebook ist geräumiger als die meisten Notizbücher und dennoch bei Bedarf tragbar. Seine Spiralbindung liegt flach und bleibt offen, und es ist in Karo- und linierten Varianten erhältlich.

Bei einem Notizbuch dieser Größe greifen Sie zu den Zebra Clickart Knock Sign Pens, um Ihre Gedanken schnell fließen zu lassen. Ihre große Farbauswahl hilft Ihnen, Konzepte zu ordnen, oder schenkt Ihnen einfach einen zusätzlichen Inspirationskick.

Wenn Sie lieber auf Punktraster-Papier planen, probieren Sie das Rhodia DotPad. Es verfügt über ein Cover, das sich sauber und leicht nach hinten umklappen lässt, sowie eine steife Pappeinband-Bindung, die es erleichtert, auch unterwegs Ideen festzuhalten.

Werkzeuge zur Umsetzung eines Projekts

Notizbuch

Bleiben Sie in Meetings auf Kurs mit dem Rhodia Meeting Book. Es wurde speziell als Komplett-Dokumentation von Besprechungsdiskussionen, Entscheidungen und Maßnahmenpunkten konzipiert. Jede Seite hat eigene Abschnitte zum Ordnen und Überprüfen der Notizen: Sie können Ziele links notieren und rechts Schritte zu deren Erreichung ergänzen.

Nutzen Sie Textmarker, um Ihr Notizbuch weiter zu strukturieren, indem Sie wichtigen Text hervorheben oder kritische Maßnahmenpunkte einrahmen. Wenn Sie direkt über Tinte markieren möchten, verwenden Sie den Zebra Sarasa Mark On Gel Pen. Er wurde speziell entwickelt, um vollständig getrocknet markiert werden zu können, sodass Ihre Notizen nicht verschmieren.

To-Do-Liste

Der Midori Stand Memo Pad dient als visuelle Erinnerung an Ihre Aufgaben. Da er auf Ihrem Schreibtisch aufgestellt steht, können Sie alle Ihre Ziele mit einem kurzen Blick im Auge behalten, während Sie arbeiten. Er verfügt über fünf Spalten, die Sie nach Datum, Thema oder sogar Projektphase gruppieren können. Wenn er nicht in Gebrauch ist, lässt sich der Ständer zusammenklappen, damit Sie ihn zum nächsten Meeting mitnehmen können.

Terminplaner

Das detaillierte Stundenlayout in einem Jibun Techo eignet sich hervorragend, um Zeit für Ihre Ziele visuell zu blocken. Der Terminplaner enthält außerdem mehrere Seiten mit datierten Vorlagen für Gantt-Diagramme, die komplexe Arbeitsabläufe und Abhängigkeiten organisieren. Ein Gantt-Diagramm zerlegt ein Projekt in Phasen und weist jeder Phase einen Zeitblock zu, sodass Sie alle beweglichen Teile eines langfristigen Projekts auf einen Blick sehen. Um eines zu erstellen, beschriften Sie Zeilen mit Ihren Projektphasen und schraffieren dann Blöcke für die geplante Dauer jeder Phase.

Probieren Sie zusätzlich schmales Washi-Tape, das sich bei Änderungen der Pläne entfernen und neu platzieren lässt, zusammen mit Pilot FriXion Gel Pens. Ihre thermosensible Tinte macht das Geschriebene praktisch radiert – eine nützliche Eigenschaft, wenn sich Zeitpläne verschieben.

Kauftipps

Der richtige Startpunkt hängt davon ab, in welcher Phase sich Ihr Projekt gerade befindet. Wenn Sie noch Ideen sammeln, beginnen Sie mit Haftnotizen, einem Twin Marker und einem Whiteboard-Marker, um Verbindungen abzubilden. Wenn Ihr Projekt in die Umsetzung geht, werden Ihnen ein Meeting Book, ein Stand Memo Pad und ein Terminplaner mit Terminvorlagen mehr weiterhelfen. Da alle diese Werkzeuge einzeln erschwinglich sind, ist es sinnvoll, klein anzufangen und nach Bedarf weitere Teile hinzuzufügen.

Fazit

Schreibwaren unterstützen jede Phase der Projektplanung – vom informellen Chaos einer Brainstorming-Wand bis zur strukturierten Präzision eines handgezeichneten Gantt-Diagramms. Ob Sie eine große Fläche, radierte Tinte oder eine To-Do-Liste brauchen, die auf Ihrem Schreibtisch steht: eines dieser zwölf Werkzeuge passt sicher in Ihren Arbeitsablauf.