Bästa kontorsmaterialet för projektplanering: från brainstorming till genomförande

Introduktion

När du planerar ett projekt är det frestande att först ta till ett digitalt verktyg. Men analogt kontorsmaterial förtjänar en plats i ditt arbetsflöde. En penna på papper växlar sömlöst mellan att skriva, rita och klottra på ett sätt som specialiserade appar inte kan matcha. Sidans gränser hjälper dig att(identifiera dina viktigaste mål, så att du inte hamnar i ett aldrig sinande dokument. Och det finns inga popup-notiser eller frestande appar som drar bort din uppmärksamhet.

Projektplanering omfattar varje steg i att förvandla en idé till verklighet. Det börjar med att bryta ner problemet du löser, undersöka möjligheter och brainstorma lösningar. När du bestämt dig för en metod bestämmer du stegen för att nå dit. En tidslinje hjälper dig att se projektets hela omfattning på en gång, och i stället för en enda hotande deadline på slutet är det klokt att sätta flera mini-deadlines. Här är verktygen som stöttar varje sådant steg.

Verktyg för brainstorming

Det informella formatet hos en post-it-lapp får idéerna att bubbla upp snabbt. Med Kokuyo Tack Memo Sticky Notes kan du skriva ner varje tanke på sitt eget papper, sätta upp dem på en vägg och sedan ta bort de idéer som inte passar. Deras starka lim gör att de ligger platt även efter att ha tagits bort och flyttats, vilket troligen händer ofta under brainstormingen.

Kombinera post-it-lapparna med Pilot Oil-Based Twin Marker. Dess kraftiga bläck är lätt att läsa på avstånd och skriver inte av, medan den extra fina spetsen i andra änden klarar små detaljer. Kulspetspennor fungerar också bra här, eftersom de inte smetas ut eller blöder igenom.

När brainstormingen är klar kan du återanvända post-it-lapparna för att bygga en kanban-tavla, ett planeringssystem som fungerar som en super synlig att-göra-lista. Kort representerar uppgifter och kolumner representerar faser i arbetsflödet, till exempel Att göra, Pågår eller Klart. När du slutför varje uppgift flyttar du korten mellan kolumnerna. En kanban-tavla visar omedelbart vilka delar av projektet som rör sig framåt och var uppgifter hopar sig.

Whiteboardpennor

Till skillnad från post-it-lappar gör whiteboards det lätt att rita linjer mellan begrepp och skapa flödesscheman eller tankekartor. Pilot Board Master utmärker sig: bläcket är mörkt och kraftfullt, men ändå lätt att torka av. Dess spetsar och bläckpatroner går att byta ut, så du behöver aldrig mer slänga en uttorkad penna.

Om du föredrar tunnare linjer ger Staedtler Lumocolor Correctable Dry Erase Pen skarpa, tydliga 0,6 mm linjer. Tänk på att dess märken är lite mer envistående och kan behöva vatten eller sprit för att tas bort helt.

Stor anteckningsbok

En större yta ger dig utrymme att breda ut dig och uppmuntrar inte till perfektionism. Maruman Mnemosyne Creative Style Notebook är rymligare än de flesta anteckningsböcker men ändå portabel när det behövs. Dess spiralbandning ligger platt och stannar öppen, och den finns med rutigt och orutigt papper.

Med en anteckningsbok av den här storleken, ta till Zebra Clickart Knock Sign Pens för att hålla tankarna flytande. Deras breda färgval hjälper dig att sortera begrepp, eller ger helt enkelt en extra dos av inspiration.

Om du föredrar att planera på prickigt papper, testa Rhodia DotPad. Den har ett omslag som viks bakom på ett rent och enkelt sätt, och en stel kartongbandning som gör det lätt att skriva ner idéer på språng.

Verktyg för att genomföra ett projekt

Anteckningsbok

Håll dig på rätt spår under möten med Rhodia Meeting Book. Den är särskilt utformad som en allt-i-ett-dokumentation av mötesdiskussioner, beslut och åtgärds punkter. Varje sida har dedikerade fält för att organisera och granska anteckningar: du kan skriva ner mål till vänster och lägga till steg för att uppnå dem till höger.

Använd överstrykarpennor för att organisera ytterligare genom att betona viktig text eller ringa in kritiska åtgärds punkter. Om du planerar att stryka direkt över bläck, använd Zebra Sarasa Mark On Gel Pen. Den är särskilt tillverkad för att klara överstrykning när bläcket helt torkat, så dina anteckningar smetas inte ut.

Att-göra-lista

Midori Stand Memo Pad fungerar som en visuell påminnelse om dina uppgifter. Eftersom den står upprätt på skrivbordet kan du hålla koll på alla dina mål med en enkel blick medan du arbetar. Den har fem kolumner som du kan gruppera efter datum, ämne eller till och med projekt fas. När du inte använder den viker sig stället ihop så att du kan ta med den till nästa möte.

Planeringskalender

Den detaljerade timindelningen i en Jibun Techo är utmärkt för att visuellt avsätta tid för dina mål. Planeringskalendern innehåller också flera sidor med daterade mallar för Gantt-schema, som organiserar komplexa arbetsflöden och beroenden. Ett Gantt-schema bryter ner ett projekt i faser och tilldelar varje fas ett tidsblock, så att du kan se alla rörliga delar av ett långsiktigt projekt på en gång. För att bygga ett, märk raderna med dina projekt faser och skugga sedan in block för varje fas planerade varaktighet.

Testa att använda smal washi-tejp, som kan tas bort och flyttas när planerna ändras, tillsammans med Pilot FriXion Gel Pens. Deras termosensitiva bläck gör skriften i praktiken raderbar, en användbar egenskap när tidslinjer förskjuts.

Köpråd

Den rätta startpunkten beror på var ditt projekt befinner sig just nu. Om du fortfarande utforskar idéer, börja med post-it-lappar, en twin marker och en whiteboardpenna för att kartlägga samband. Om ditt projekt går in i genomförandet, kommer en mötesbok, ett ställ-memoblock och en planeringskalender med schemamallar att göra mer nytta. Eftersom alla dessa verktyg är prisvärda var för sig är det rimligt att börja smått och lägga till delar i takt med att ditt arbetsflöde kräver det.

Slutsats

Kontorsmaterialet stöttar varje steg i projektplaneringen, från den informella kaoset på en brainstormingvägg till den strukturerade precisionen i ett handbyggt Gantt-schema. Oavsett om du behöver en bred yta, raderbart bläck eller en att-göra-lista som står upprätt på skrivbordet, så borde ett av dessa tolv verktyg passa naturligt in i ditt arbetsflöde.