Melhores materiais de escritório para planejamento de projetos: do brainstorming à execução

Introdução

Ao planejar um projeto, é tentador recorrer primeiro a uma ferramenta digital. Mas os materiais de escritório analógicos merecem um lugar no seu fluxo de trabalho. Uma caneta sobre o papel alterna sem esforço entre escrita, desenho e anotações rápidas de um jeito que aplicativos dedicados não conseguem igualar. Os limites de uma página ajudam a identificar seus objetivos mais importantes, para que você não acabe com um documento interminável. E não há notificações pop-up nem aplicativos tentadores para distrair você.

O planejamento de projetos abrange todas as etapas de transformar uma ideia em realidade. Começa com a divisão do problema que você está resolvendo, a pesquisa de possibilidades e o brainstorming de soluções. Depois de escolher uma abordagem, você define os passos para chegar lá. Um cronograma ajuda a visualizar todo o escopo do projeto de uma vez, e em vez de um único prazo final ameaçador, vale a pena estabelecer vários miniprazos. Aqui estão as ferramentas que apoiam cada uma dessas etapas.

Ferramentas para brainstorming

A informalidade de um post-it permite que as ideias surjam rapidamente. Com o Kokuyo Tack Memo Sticky Notes, você pode anotar cada pensamento em sua própria folha, colocá-los em uma parede e depois remover as ideias que não se encaixam. Sua forte adesão ajuda as folhas a ficarem planas mesmo depois de removidas e reposicionadas, o que provavelmente acontecerá com frequência durante o brainstorming.

Combine os post-its com o Pilot Oil-Based Twin Marker. Sua tinta intensa é fácil de ler à distância e não falha, enquanto a ponta extrafina na outra extremidade cuida dos detalhes delicados. Canetas esferográficas também funcionam bem aqui, pois não borram nem atravessam o papel.

Quando o brainstorming terminar, você pode reutilizar os post-its para montar um quadro kanban, um sistema de planejamento que funciona como uma lista de tarefas super visível. Os cartões representam tarefas e as colunas representam etapas do fluxo de trabalho, como A Fazer, Em Andamento ou Concluído. Conforme conclui cada tarefa, mova os cartões entre as colunas. Um quadro kanban mostra imediatamente quais partes do projeto estão avançando e onde as tarefas estão se acumulando.

Marcadores para quadro branco

Diferentemente dos post-its, os quadros brancos facilitam traçar linhas entre conceitos e criar fluxogramas ou teias de conceitos. O Pilot Board Master se destaca: a tinta é escura e intensa, mas fácil de apagar. Suas pontas e refis de tinta são substituíveis, então você nunca mais precisará descartar um marcador ressecado.

Se você preferir traços mais finos, o Staedtler Lumocolor Correctable Dry Erase Pen produz linhas nítidas e claras de 0,6 mm. Tenha em mente que suas marcas são um pouco mais resistentes e podem precisar de água ou álcool para serem totalmente removidas.

Caderno grande

Uma tela maior dá espaço para você se espalhar e não incentiva o perfeccionismo. O Maruman Mnemosyne Creative Style Notebook é mais espaçoso do que a maioria dos cadernos, mas ainda portátil quando necessário. Sua encadernação com espiral fica plana e mantém o caderno aberto, e ele vem em versões com pauta quadriculada e sem pauta.

Com um caderno desse tamanho, use as Zebra Clickart Knock Sign Pens para manter seus pensamentos fluindo rapidamente. Sua ampla seleção de cores ajuda a organizar conceitos ou simplesmente adiciona um estímulo extra de inspiração.

Se você preferir planejar em papel pautado por pontos, experimente o Rhodia DotPad. Ele tem uma capa que dobra para trás de forma limpa e fácil, e uma encadernação rígida de papelão que facilita anotar ideias em movimento.

Ferramentas para implementar um projeto

Caderno

Mantenha o foco durante as reuniões com o Rhodia Meeting Book. Ele foi especialmente projetado como um registro tudo-em-um de discussões, decisões e itens de ação de reuniões. Cada página tem seções dedicadas para organizar e revisar anotações: você pode anotar os objetivos à esquerda e acrescentar os passos para alcançá-los à direita.

Use marca-textos para se organizar ainda mais, destacando textos importantes ou circulando itens de ação críticos. Se pretende destacar diretamente sobre tinta, use a Zebra Sarasa Mark On Gel Pen. Ela foi especialmente feita para resistir ao destaque depois de totalmente seca, então suas anotações não vão borrar.

Lista de tarefas

O Midori Stand Memo Pad funciona como um lembrete visual das suas tarefas. Como fica apoiado na mesa, você pode acompanhar todos os seus objetivos com um simples olhar enquanto trabalha. Ele tem cinco colunas que podem ser agrupadas por data, tema ou até por etapa do projeto. Quando você não o estiver usando, o suporte dobra para que você possa levá-lo à próxima reunião.

Agenda

O layout horário detalhado do Jibun Techo é ótimo para bloquear visualmente o tempo dedicado aos seus objetivos. A agenda também inclui várias páginas de modelos datados para gráficos de Gantt, que organizam fluxos de trabalho complexos e suas dependências. Um gráfico de Gantt divide um projeto em etapas e atribui a cada etapa um bloco de tempo, permitindo ver de uma vez todas as peças em movimento de um projeto de longo prazo. Para montar um, rotule as linhas com as etapas do seu projeto e preencha blocos com a duração planejada de cada etapa.

Experimente usar fita washi estreita, que pode ser removida e reposicionada conforme os planos mudam, junto com as Pilot FriXion Gel Pens. Sua tinta termossensível torna a escrita praticamente apagável, uma propriedade útil quando os cronogramas mudam.

Dicas de compra

O ponto de partida certo depende do estágio atual do seu projeto. Se você ainda está explorando ideias, comece com post-its, um marcador duplo e um marcador para quadro branco para mapear conexões. Se o seu projeto está entrando em execução, um livro de reuniões, um bloco de notas com suporte e uma agenda com modelos de cronograma serão mais úteis. Como todas essas ferramentas são acessíveis individualmente, é razoável começar pequeno e acrescentar itens conforme seu fluxo de trabalho exigir.

Conclusão

Os materiais de escritório apoiam todas as etapas do planejamento de projetos, desde o caos informal de uma parede de brainstorming até a precisão estruturada de um gráfico de Gantt feito à mão. Se você precisa de uma tela ampla, tinta apagável ou uma lista de tarefas que fique em pé sobre a mesa, uma dessas doze ferramentas deve se encaixar naturalmente no seu fluxo de trabalho.